כשהחברה יוצאת להתנדב: כך בונים תוכנית התנדבות עובדים שעובדת

בעבר, התרומה של חברות לקהילה התבטאה בעיקר בצ׳קים לעמותות ובחסויות לאירועים. היום, יותר ויותר ארגונים בישראל מבינים שהמשאב היקר ביותר שלהם הוא העובדים, ושהזמן והכישורים שלהם יכולים לתרום לקהילה לא פחות מכסף. תוכניות התנדבות עובדים הפכו לחלק מרכזי בתפיסת האחריות התאגידית של חברות רבות, מסטארטאפים קטנים ועד תאגידים גדולים. אבל לא כל תוכנית כזו מצליחה. ההבדל בין יום התנדבות שמסתכם בתמונה קבוצתית לבין תוכנית שמייצרת שינוי אמיתי טמון בתכנון, בהתאמה ובמחויבות לאורך זמן.

למה חברות משקיעות בהתנדבות עובדים

הסיבה הראשונה היא כמובן הרצון לתרום לקהילה. חברות רבות רואות את עצמן כחלק מהחברה שבה הן פועלות, ומרגישות אחריות לתרום לה. אבל יש גם סיבות עסקיות. תוכניות התנדבות משפרות את המוניטין של החברה, בעיני הלקוחות, המשקיעים והציבור הרחב.

היתרון המשמעותי ביותר, לפי מנהלי משאבי אנוש רבים, הוא ההשפעה על העובדים עצמם. עובדים שמתנדבים דרך מקום העבודה מדווחים לעיתים קרובות על תחושת גאווה בארגון, על חיזוק הקשרים עם עמיתים ועל תחושה של משמעות. בשוק עבודה תחרותי, שבו עובדים מחפשים יותר ממשכורת, תוכנית התנדבות טובה יכולה לסייע בגיוס ובשימור עובדים.

סוגים של התנדבות עובדים

יש כמה מודלים מרכזיים להתנדבות עובדים, וכל ארגון יכול לבחור את התמהיל שמתאים לו:

• ימי התנדבות קבוצתיים: יציאה של צוות או מחלקה לפעילות חד פעמית, כמו שיפוץ, קטיף או אריזת מזון
• התנדבות קבועה: עובדים שמתנדבים באופן שוטף, למשל כחונכים, בשעות שהחברה מקצה לכך
• התנדבות מקצועית: עובדים שתורמים את הכישורים המקצועיים שלהם לעמותות, כמו ייעוץ משפטי, פיתוח תוכנה או שיווק
• אימוץ ארגון או קהילה: שותפות ארוכת טווח בין החברה לבין עמותה, בית ספר או שכונה
• מימון התאמה: החברה מוסיפה תרומה כספית לעמותות שבהן עובדיה מתנדבים

המודל המקצועי נחשב לבעל ההשפעה הגבוהה ביותר, משום שהוא מעניק לעמותות ידע ומומחיות שהן מתקשות לממן בעצמן.

לבנות תוכנית שעובדת

תוכנית התנדבות טובה מתחילה בהקשבה. במקום להחליט מלמעלה מה העובדים יעשו, כדאי לשאול אותם אילו נושאים חשובים להם, אילו כישורים הם רוצים לתרום וכמה זמן הם מוכנים להקדיש. תוכנית שנבנית מתוך העובדים מקבלת שיעור השתתפות גבוה הרבה יותר.

במקביל, חשוב להקשיב גם לעמותות ולקהילה. לא כל עזרה היא עזרה. קבוצה גדולה של עובדים שמגיעה ליום אחד בלי תיאום מספק עלולה להעמיס על העמותה יותר משהיא עוזרת לה. השותפויות המוצלחות ביותר הן אלה שבהן החברה שואלת את העמותה מה היא צריכה, ומתאימה את עצמה לצרכים.

הזמן הוא המשאב

אחת השאלות המרכזיות בבניית תוכנית היא האם ההתנדבות מתבצעת בשעות העבודה. חברות רבות מקצות לכל עובד מספר שעות בשנה להתנדבות על חשבון זמן העבודה, וזה מסר חזק לגבי המחויבות של הארגון. כשההתנדבות מוגדרת כחלק מהעבודה, יותר עובדים מרגישים בנוח להשתתף, גם אלה שעמוסים מאוד בחייהם הפרטיים.

חשוב גם שהמנהלים ישתתפו ויעודדו. כשמנהל בכיר מתנדב לצד העובדים, זה משדר שההתנדבות היא ערך אמיתי בארגון ולא רק מבצע של מחלקת משאבי אנוש. מנגד, אם מנהלים ישירים מערימים קשיים או מתייחסים להתנדבות כבזבוז זמן, התוכנית לא תצליח.

מדידה והערכה

כמו כל תוכנית עסקית, גם תוכנית התנדבות צריכה יעדים ומדדים. כמה עובדים השתתפו? כמה שעות התנדבות נתרמו? מה הייתה ההשפעה על הקהילה? מה העובדים חושבים על התוכנית? המדדים האלה עוזרים לשפר את התוכנית, להצדיק את ההשקעה מול ההנהלה ולדווח בשקיפות לבעלי העניין.

כדאי למדוד לא רק כמויות, אלא גם איכות והשפעה. מאה שעות של חונכות קבועה לתלמידים עשויות לייצר השפעה גדולה יותר מאלף שעות של פעילויות חד פעמיות. שיחה עם העמותות השותפות על התוצאות בשטח היא חלק חשוב מההערכה.

להימנע ממלכודות

יש כמה טעויות נפוצות שחברות נופלות בהן. אחת מהן היא התמקדות ביחסי ציבור, כלומר תכנון פעילויות שנראות טוב בתמונות אבל לא מועילות באמת. אחרת היא חוסר המשכיות, כלומר יום התנדבות אחד בשנה בלי שום המשך. טעות שלישית היא חוסר רגישות לאוכלוסיות שבהן פוגשים, למשל צילום של מוטבים בלי הסכמה או התנהגות שאינה מכבדת.

כדי להימנע מכך, חשוב להכשיר את העובדים לפני ההתנדבות, להסביר להם את ההקשר ואת הכללים, ולשים את טובת הקהילה במרכז. התנדבות צריכה להיעשות בגובה העיניים, מתוך כבוד ומתוך הבנה שהעובדים הם אורחים בעולם של מישהו אחר.

כשהתנדבות הופכת לתרבות

התוכניות המצליחות ביותר הן אלה שבהן ההתנדבות הופכת לחלק מהתרבות הארגונית. עובדים מדברים עליה, מציעים יוזמות חדשות ומגייסים עמיתים. ההתנדבות משתלבת בטקסים של הארגון, בקליטת עובדים חדשים ובאירועים פנימיים. בשלב הזה, היא כבר לא תוכנית של מחלקה אחת אלא ערך משותף.

גם עסקים קטנים יכולים

תוכניות התנדבות אינן נחלתם הבלעדית של תאגידים גדולים. גם עסק קטן, עם חמישה או עשרה עובדים, יכול לבחור עמותה מקומית, לצאת יחד ליום התנדבות פעם ברבעון או לתרום שירותים מקצועיים לארגון בשכונה. בעסק קטן, הקשר עם הקהילה ישיר ומוחשי עוד יותר, והתרומה מורגשת מיד.

לסיכום, התנדבות עובדים היא הזדמנות עבור חברות לתרום לקהילה, לחזק את העובדים ולבנות ארגון עם משמעות. כדי שהיא תצליח, צריך לתכנן אותה בחוכמה, להקשיב לעובדים ולקהילה ולהתחייב לאורך זמן. כשזה קורה, כולם מרוויחים: הקהילה, העובדים והחברה עצמה.